電子カルテってどんなサービス？
電子カルテの仕組みは？
電子カルテとは、患者の診療内容や検査結果、処方薬などを電子データとして記録・管理するシステムです。紙カルテよりも検索や情報共有がしやすく、受付から診療、会計までの業務効率化にも役立ちます。
一方で、導入費用や操作研修、停電・通信障害への備え、サイバーセキュリティ対策など、事前に検討すべき課題も少なくありません。本記事では、電子カルテの仕組みや記録内容、紙カルテ・レセコン・EHR・PHRとの違いをわかりやすく解説します。
電子カルテとは
電子カルテは、従来紙に書いていた診療情報をデジタル化し、院内の端末などから入力・閲覧できるようにするシステムです。まずは、電子カルテの定義や記録内容、医療現場で果たす役割、普及した背景を確認しましょう。
電子カルテとは診療情報を電子データで記録・管理するシステム
電子カルテとは、医師が作成する診療録をはじめ、患者の基本情報、病名、診療経過、検査結果、処方内容などを電子データで記録・管理するシステムです。権限を与えられた医師や看護師、医療事務などが端末から情報を確認でき、診療に必要な情報を院内で共有できます。
単に紙カルテをパソコンへ置き換えたものではなく、入力内容の検索、処方や検査の指示、会計システムとの連携などを通じて医療業務全体を支援する点が特徴です。ただし、搭載される機能や情報の管理範囲は製品ごとに異なるため、導入時には自院の運用に合うかを確認する必要があります。
電子カルテに記録される主な内容
電子カルテには、患者の氏名、生年月日、住所、保険情報といった基本情報に加え、主訴、既往歴、家族歴、アレルギー、診断名、診療経過などが記録されます。さらに、処方した薬、注射、処置、手術、検査の指示や結果、バイタルサイン、看護記録、リハビリ記録なども管理できます。
画像検査については、電子カルテに画像自体を保存する場合だけでなく、PACSなどの画像管理システムと連携して参照する場合もあります。どの情報を電子カルテ内で扱うかは、診療科や医療機関の規模、連携する部門システムによって変わります。
電子カルテが医療現場で果たす役割
電子カルテの役割は、診療情報を正確に記録することだけではありません。医師が入力した診療内容を看護師や薬剤師、検査部門、医療事務などが共有することで、職種間の連携を円滑にします。過去の診療履歴や検査結果を時系列で確認できるため、治療方針の検討や重複検査の防止にも役立ちます。
また、処方や検査のオーダーを各部門へ送信したり、会計に必要な情報をレセコンへ連携したりすることで、転記作業を削減できます。診療、情報共有、医事会計をつなぎ、医療の質と業務効率を支える基盤といえるでしょう。
電子カルテが普及した背景
電子カルテが普及した背景には、紙カルテの検索や保管にかかる負担、医療従事者間の情報共有に時間がかかる問題がありました。高齢化や医療の高度化によって扱う情報量が増え、複数職種で患者を支えるチーム医療も一般的になっています。そのため、必要な情報を迅速に確認できる仕組みが求められるようになりました。
近年は、オンライン資格確認や電子処方箋、電子カルテ情報共有サービスなど、医療DXに関する取り組みも進められています。クラウド型製品の増加によって、小規模なクリニックでも導入を検討しやすくなったことも普及を後押ししています。
電子カルテと紙カルテ・レセコン・EHR・PHRの違い
電子カルテと紙カルテは記録方法が異なり、レセコンとは主な利用目的が異なります。また、EHRやPHRは情報を扱う範囲や管理主体が異なるため、それぞれの意味を整理しておきましょう。
電子カルテと紙カルテの違い
紙カルテは、診療内容を紙に手書きまたは印刷して保存する方式です。電源や通信環境がなくても閲覧でき、書き方の自由度が高い一方、目的のカルテを探す手間や保管スペースが必要です。複数人が同じカルテを同時に利用しにくく、文字の読み間違いや紛失、劣化にも注意しなければなりません。
電子カルテは、端末から検索・入力でき、複数の職種や部門で情報を共有しやすい点が特徴です。ただし、機器やシステムの費用がかかり、障害時には閲覧できない可能性があります。どちらにも長所と課題があるため、導入後の業務手順や非常時の運用まで考えることが重要です。
電子カルテとレセコンの違い
電子カルテは、診療経過や検査結果、処方などの診療情報を記録・管理するシステムです。一方、レセコンはレセプトコンピューターの略称で、診療報酬を計算し、審査支払機関へ提出するレセプトを作成することが主な役割です。電子カルテが診療を中心に支援するのに対し、レセコンは医事会計や保険請求を中心に支援します。
両者を連携させれば、電子カルテへ入力した診療内容を会計へ反映でき、二重入力や入力ミスを減らせます。製品には、電子カルテとレセコンが一体になったタイプと、別々のシステムを接続するタイプがあります。
電子カルテとEHRの違い
EHRはElectronic Health Recordの略で、一般に複数の医療機関や地域をまたいで共有・活用する電子的な健康・医療記録を指します。電子カルテは、一つの医療機関内で診療情報を記録・利用する仕組みとして説明されることが多いのに対し、EHRは患者を中心に情報を連携する範囲が広い点が特徴です。
たとえば、病院、診療所、薬局などが検査結果や処方情報を共有できれば、転院時や救急受診時にも過去の情報を診療へ生かしやすくなります。ただし、EHRやEMRという用語の定義は資料やサービスによって異なるため、利用範囲や連携先を具体的に確認することが大切です。
電子カルテとPHRの違い
PHRはPersonal Health Recordの略で、個人が自分の健康・医療情報を確認し、健康管理などに活用する仕組みを指します。医療機関が診療のために作成・管理する電子カルテに対し、PHRは患者本人を中心として情報を扱う点が大きな違いです。PHRには、健診結果、予防接種歴、服薬情報、血圧や体重、歩数などが含まれることがあります。
スマートフォンの健康管理アプリやマイナポータルと連携するサービスもPHRの一例です。電子カルテ、EHR、PHRが適切に連携すれば、医療機関の診療情報と日常生活の健康情報を継続的な健康管理に役立てやすくなります。
電子カルテの種類
電子カルテは、データを管理する場所や利用方法によってクラウド型とオンプレミス型に分けられます。レセコンとの接続方式や対象となる医療機関の規模にも違いがあるため、自院の運用に合う種類を選びましょう。
クラウド型電子カルテ
クラウド型電子カルテは、事業者が管理するクラウドサーバーへインターネット経由で接続して利用する方式です。院内に専用サーバーを設置しない構成が多く、オンプレミス型と比べて初期費用や保守負担を抑えやすい傾向があります。インターネット環境と許可された端末があれば、訪問診療先や分院などから利用できる製品もあります。
また、システムの更新やバックアップを事業者側が担うサービスも少なくありません。一方、通信障害時に利用できない可能性があり、データの保管場所、通信の暗号化、認証方法、障害時の対応などを契約前に確認する必要があります。
オンプレミス型電子カルテ
オンプレミス型電子カルテは、医療機関内にサーバーやネットワーク機器を設置し、自院でシステムを運用する方式です。院内の業務に合わせて機能をカスタマイズしやすく、既存の検査機器や部門システムと細かく連携できる製品が多い傾向があります。
院内ネットワークで利用する構成なら、外部のインターネット回線に障害が発生した場合でも運用を継続できることがあります。一方、サーバーや端末の購入、構築、保守、更新に費用がかかり、設置場所も必要です。バックアップやセキュリティ対策を含め、院内と保守事業者の責任範囲を明確にすることが重要です。
レセコン一体型とレセコン連携型
レセコン一体型は、電子カルテとレセコンが一つの製品または共通のデータベースで動くタイプです。診療内容を会計やレセプト作成へ反映しやすく、操作画面や問い合わせ先をまとめられる点がメリットです。
レセコン連携型は、電子カルテとレセコンを別々に導入し、データ連携によって接続します。現在使用しているレセコンを継続しながら電子カルテだけを導入したい場合や、各分野で使い慣れた製品を選びたい場合に適しています。ただし、連携できる項目や費用、障害発生時の問い合わせ先が製品によって異なるため、デモや仕様書で確認しましょう。
病院向け電子カルテとクリニック向け電子カルテ
病院向け電子カルテは、多数の診療科や病棟、検査部門、薬剤部門などで同時に利用することを前提として設計されています。入院管理、看護支援、手術管理、部門システム連携など、広範な機能が求められ、導入規模や費用も大きくなりやすい傾向があります。
クリニック向けは、外来診療、予約、受付、会計、レセプト作成などに必要な機能を中心に構成され、少人数でも扱いやすい操作性が重視されます。診療科専用のテンプレートや問診システム、オンライン診療機能を備えた製品もあります。施設規模だけでなく、診療内容や将来の拡張計画も踏まえて選ぶことが大切です。
電子カルテの主な機能
電子カルテには、診療内容の入力・検索だけでなく、検査や処方の指示、予約・会計、外部システムとの連携など、多様な機能が搭載されています。代表的な機能と活用方法を確認しましょう。
診療記録の入力・検索機能
診療記録の入力・検索は、電子カルテの基本機能です。患者ごとに主訴、所見、診断、治療方針などを入力し、過去の記録を日付や項目から検索できます。定型文、診療科別テンプレート、シェーマ、音声入力などに対応した製品を利用すれば、記載時間の短縮が可能です。
検査値を時系列の表やグラフで表示できる製品もあり、患者の状態変化を把握しやすくなります。また、入力者や更新日時を記録する機能は、記録の真正性を確保するうえでも重要です。実際の操作性は製品によって異なるため、デモでは日常的な診療を想定して確認しましょう。
処方・検査・注射などのオーダー機能
オーダー機能は、医師が入力した処方、検査、注射、処置、食事などの指示を、薬剤部門や検査部門、看護部門へ電子的に伝える機能です。紙の伝票や口頭での指示を減らし、情報伝達を迅速化できます。薬剤の用量や相互作用、アレルギーなどを確認するチェック機能が搭載されている場合は、医療安全の向上にも役立ちます。
実施結果を電子カルテへ自動で戻せる仕組みがあれば、転記作業の削減も可能です。ただし、警告の条件や連携範囲は製品によって異なり、最終的な判断は医療従事者が行う必要があります。
予約・受付・会計を支援する機能
電子カルテには、予約状況や来院受付、診察待ち、会計待ちなどを管理する機能があります。Web予約やWeb問診と連携すれば、患者が事前に入力した情報を受付や診察で確認でき、紙からの転記を減らせます。診察終了後は、電子カルテへ登録した診療内容をレセコンへ送信し、会計金額の計算やレセプト作成につなげることが可能です。
自動精算機やキャッシュレス決済端末と連携できる製品なら、会計業務の省力化も期待できます。すべての製品が同じ範囲を標準機能として提供するわけではないため、必要な連携と追加費用を確認しましょう。
レセコン・医療機器・外部システムとの連携機能
電子カルテは、レセコンのほか、PACS、検査システム、画像診断装置、予約システム、Web問診、オンライン診療、電子処方箋などと連携できます。連携によって患者情報や検査結果を自動で取り込み、同じ内容を複数のシステムへ入力する作業を減らせます。ただし、接続できる製品やデータ項目、連携方法は電子カルテごとに異なります。
標準APIに対応していても、個別の接続設定や費用が必要になる場合があります。既存機器を継続利用する場合は、メーカー名や型番、接続実績、障害時のサポート分担まで確認しておくことが重要です。
電子カルテを導入するメリット
電子カルテを導入すると、診療情報の検索・共有が容易になり、受付から会計までの業務効率化が期待できます。医療安全や紙カルテの保管負担にも関わる代表的なメリットを解説します。
患者情報をすばやく検索・共有できる
電子カルテでは、患者名や患者番号などから目的の診療記録をすばやく検索できます。過去の病歴、処方、検査結果などを時系列で確認でき、紙カルテを書庫から探して診察室へ運ぶ手間を減らせます。
権限を持つ複数の職員が異なる端末から情報を参照できるため、医師、看護師、薬剤師、医療事務などの連携も円滑になります。院内で情報が更新されれば、関係部門が最新の内容を確認しやすい点もメリットです。ただし、誰でもすべての情報を閲覧できる状態にするのではなく、職種や業務に応じたアクセス権限を設定する必要があります。
記載漏れや読み間違いなどのミスを防ぎやすい
電子カルテは、手書き文字の判読が難しいことによる読み間違いを防ぎやすく、必須項目や入力形式を設定することで記載漏れも減らせます。過去の処方やアレルギー情報を画面上で確認できるほか、製品によっては薬剤の重複、相互作用、用量などを警告する機能も利用できます。
また、入力内容を会計や検査部門へ連携すれば、転記時の間違いを抑えられます。ただし、患者の選択間違いやコピーした記録の修正漏れなど、電子化によって生じるミスもあります。警告機能だけに依存せず、確認手順を定めて運用することが重要です。
受付から診療・会計までの業務を効率化できる
予約、受付、問診、診療、検査、会計を電子カルテや関連システムでつなぐと、患者情報の二重入力や紙伝票の受け渡しを減らせます。たとえば、Web問診の回答を診察画面へ反映し、医師が入力した診療内容をレセコンへ送信できれば、受付職員や医療事務の転記作業を効率化できます。
診察の進捗や待ち状況を共有できる製品は、患者案内やスタッフ間の連絡にも役立ちます。業務時間の短縮効果を高めるには、システムを導入するだけでなく、従来の業務フローを見直し、各職種の操作手順を統一することが必要です。
紙カルテの保管スペースや管理負担を削減できる
紙カルテを運用する場合、患者数の増加に合わせて保管棚や書庫を確保し、分類、搬送、返却、廃棄などを行う必要があります。電子カルテへ移行すれば、新たに作成する紙カルテを減らし、保管スペースと管理作業を削減できます。
カルテの持ち出しや返却忘れによって、必要な記録が見つからない問題も起こりにくくなります。一方、過去の紙カルテをすべてスキャンすると、作業やデータ整理に大きな負担がかかります。移行日以降の記録だけを電子化する方法なども含め、紙カルテをどこまで電子化し、いつまで保管するかを事前に決めましょう。
電子カルテを導入するデメリット
電子カルテには多くのメリットがありますが、費用や操作習得、システム障害、情報セキュリティなどの課題もあります。導入後に困らないよう、想定されるデメリットと対策を確認しましょう。
導入費用や月額利用料がかかる
電子カルテの導入には、システムの初期設定費用や利用料だけでなく、パソコン、モニター、プリンター、ネットワーク機器などの費用がかかります。既存のレセコンや医療機器と接続する場合は、連携費用や設定費用が追加されることもあります。
オンプレミス型では、院内サーバーの購入や定期的な更新、保守契約も必要です。クラウド型は初期費用を抑えやすい一方、毎月の利用料が継続して発生します。表示価格だけで判断せず、データ移行、研修、保守、機器更新などを含めた数年間の総費用で比較することが大切です。
操作に慣れるまで時間がかかる
紙カルテから電子カルテへ変更すると、医師や看護師、医療事務などが新しい入力方法を覚える必要があります。導入直後は入力に時間がかかり、診療時間や待ち時間が一時的に長くなる可能性があります。
パソコン操作に慣れている職員と不慣れな職員で習熟度に差が生じることもあるでしょう。負担を抑えるには、実際の診療を想定した操作研修を行い、よく使うテンプレートやセット項目を事前に整えることが重要です。本稼働直後は予約数を調整し、院内の担当者とメーカーのサポートへすぐに相談できる体制を用意しておくと安心です。
停電や通信障害で利用できなくなる可能性がある
電子カルテは、停電、端末故障、サーバー障害、ネットワーク障害などが起こると、診療情報を閲覧・入力できなくなる可能性があります。特にクラウド型はインターネット接続が必要なため、院内回線やサービス側の障害にも備えなければなりません。
予備回線、無停電電源装置、代替端末、定期的なバックアップなどを用意し、障害時の診療継続方法を決めることが重要です。紙の受付票や処方控えを一時的に使用し、復旧後に記録を入力する手順も検討しましょう。復旧目標時間や問い合わせ窓口、データ復元の範囲も契約前に確認してください。
情報漏えいやサイバー攻撃への対策が必要になる
電子カルテには、病歴や検査結果など機密性の高い個人情報が保存されます。不正アクセス、マルウェア、端末の盗難、パスワードの使い回し、職員による誤操作などによって情報が漏えいするリスクがあります。ランサムウェア攻撃を受ければ、情報を閲覧できず診療を継続できなくなるおそれもあります。
対策として、利用者ごとのID管理、多要素認証、アクセス権限、操作ログ、端末更新、バックアップなどが必要です。システム事業者に任せきりにせず、職員教育やインシデント発生時の連絡体制、事業継続計画を含めて院内で整備しましょう。
電子カルテの導入費用と維持費
電子カルテの費用は、クラウド型かオンプレミス型か、利用する端末数や連携システムの数によって大きく異なります。初期費用だけでなく、導入後に発生する費用まで含めて比較しましょう。
クラウド型電子カルテの費用
クリニック向けクラウド型電子カルテは、初期費用が無料の製品から数十万円程度の製品まであり、月額利用料は1万円台から数万円程度が一つの目安です。ただし、利用者数、端末数、レセコンの一体・連携方式、サポート範囲などによって料金は変わります。
Web予約、問診、オンライン診療などを追加すると、オプション料金が必要になる場合もあります。院内サーバーを購入しない構成が多いため初期負担を抑えやすい一方、契約中は月額費用が継続します。最低利用期間、データ容量、解約時のデータ出力費用まで確認し、総額で比較しましょう。
オンプレミス型電子カルテの費用
クリニック向けオンプレミス型電子カルテの初期費用は、200万円から500万円程度が目安として示されることがあります。サーバー、端末、院内ネットワーク、レセコン、周辺機器、設置作業などを含めると、構成によってはさらに高額になります。
病院向けは利用部門や端末数が多く、部門システムとの連携やカスタマイズも必要になるため、費用が大幅に増えることがあります。導入後も保守契約やソフトウェア更新、サーバー更新などが必要です。見積もりでは、どの機器と作業が含まれているか、更新時にいくらかかるかを確認してください。
初期費用以外に発生する保守・更新・周辺機器の費用
電子カルテの予算を立てる際は、本体価格や月額利用料以外の費用も考慮する必要があります。具体的には、パソコンやモニター、プリンター、スキャナー、ネットワーク工事、バックアップ機器、セキュリティ対策などの費用です。
既存カルテのデータ移行、レセコンや検査機器との接続、職員研修、訪問設定が有料になる場合もあります。導入後には、保守料金、追加アカウント、容量追加、機器の修理・更新などが発生します。複数社から同じ条件で見積もりを取り、初年度だけでなく5年程度の総保有コストを比較すると判断しやすくなります。
電子カルテの選び方
電子カルテを選ぶときは、価格や知名度だけでなく、診療科への適合性、操作性、外部連携、サポート体制を確認することが大切です。毎日の診療で無理なく使い続けられる製品を選びましょう。
診療科や医療機関の規模に合っているか
電子カルテに必要な機能は、診療科や患者数、外来・入院の有無、職員数によって異なります。たとえば、整形外科では画像やリハビリ情報との連携、産婦人科では妊婦健診、小児科では成長記録、在宅医療では訪問先からの入力機能が重視されます。病院では病棟管理や看護支援、部門システムとの連携も必要です。
多機能な製品でも、自院で使わない機能が多ければ費用や操作負担が増える可能性があります。現在の業務だけでなく、将来の増患、分院開設、診療内容の拡大も想定し、必要な機能と拡張性を確認しましょう。
誰でも直感的に操作できるか
電子カルテは毎日の診療で繰り返し使用するため、画面の見やすさや入力手順が業務効率に直結します。デモでは、患者の検索、カルテ入力、過去記録の参照、処方、検査オーダー、会計送信まで、実際の診療に近い操作を試しましょう。
クリック数や画面切り替えが多すぎないか、よく使う項目をテンプレート登録できるかも確認します。医師だけで選ばず、看護師や受付、医療事務など、実際に使用する職種の意見を聞くことが重要です。無料体験がある場合は一定期間利用し、混雑する時間帯でも無理なく扱えるかを確かめると安心です。
レセコンや医療機器と連携できるか
すでにレセコンや画像診断装置、検査機器、予約システムなどを使用している場合は、導入候補の電子カルテと連携できるかを確認します。単に「連携可能」と記載されていても、患者情報だけを送れる場合と、検査結果や会計情報まで双方向で連携できる場合では効果が異なります。
メーカー名と製品名、型番を提示し、実際の接続実績や連携項目を確認しましょう。接続費用、保守費用、更新時の再設定費用も重要です。新規開業の場合は、電子カルテを中心に周辺システムを選ぶことで、連携先や問い合わせ窓口を整理しやすくなります。
導入後のサポートや障害対応が充実しているか
電子カルテは診療を支える重要なシステムであるため、導入後のサポート体制を確認する必要があります。問い合わせ方法が電話、チャット、メール、遠隔操作のどれに対応しているか、受付時間は診療時間をカバーしているかを確認しましょう。
夜間や休日も診療する医療機関では、緊急窓口の有無が特に重要です。また、初期設定や操作研修、法改正・診療報酬改定への対応、定期的なアップデートが料金に含まれるかも比較します。障害発生時の復旧目標や代替運用、データ補償の範囲まで把握し、院内でも連絡担当者を決めておきましょう。
電子カルテの保存義務・セキュリティ・医療DX
電子カルテは、法令で定められた期間にわたり、適切かつ安全に保存する必要があります。電子保存の三原則、セキュリティ対策、医療機関同士の情報共有に関する動向を確認しましょう。
電子カルテの保存期間は原則5年間
医師法では、医師が作成した診療録を5年間保存することが定められています。電子カルテで作成した診療録も対象となるため、保存期間中にデータが消失したり、内容を確認できなくなったりしないよう管理しなければなりません。
ただし、診療録に関連するすべての文書が一律に5年間というわけではなく、診療に関する諸記録や保険診療関係書類などは、根拠となる法令や文書の種類によって保存期間が異なります。医療機関の方針で法定期間より長く保存する場合もあります。対象となる記録を整理し、システム更新や契約終了後も必要なデータを閲覧できるようにしましょう。
電子保存では真正性・見読性・保存性の確保が必要
診療録などを電子的に保存する場合は、真正性、見読性、保存性を確保する必要があります。真正性とは、正当な権限を持つ人が記録し、内容の改ざんや不適切な削除を防ぎ、誰がいつ入力・更新したか確認できる状態を指します。
見読性とは、必要なときに画面表示や印刷などによって内容を明瞭に確認できることです。保存性とは、定められた期間にわたって真正性と見読性を維持した状態で保存できることを意味します。利用者ID、操作履歴、バックアップ、機器更新時のデータ移行などを適切に運用し、三つの要件を継続的に満たすことが重要です。
アクセス制御・バックアップ・職員教育で安全性を高める
電子カルテの安全性を高めるには、技術面と運用面の両方から対策を講じる必要があります。利用者ごとにIDを発行し、職種や担当業務に応じて閲覧・編集できる範囲を制限します。多要素認証、端末の自動ロック、通信の暗号化、操作ログの確認、ソフトウェア更新なども重要です。
バックアップは本体と同じ場所だけに保存せず、災害やサイバー攻撃も想定して復元手順を定期的に確認しましょう。また、不審なメールへの対応、パスワード管理、外部媒体の使用などについて職員研修を行い、事故発生時の報告先と診療継続手順を明確にする必要があります。
電子カルテ情報共有サービスで医療機関同士の連携が進む
電子カルテ情報共有サービスは、全国医療情報プラットフォームの仕組みの一つとして、医療機関や薬局などで患者の電子カルテ情報を共有するためのサービスです。診療情報提供書の電子共有、健診結果や臨床情報の閲覧、患者サマリーの本人閲覧などが想定されています。
医療機関をまたいで必要な情報を確認できれば、紹介・転院時の情報伝達や継続的な診療に役立ちます。国は電子カルテやレセコンの標準仕様、標準API、データの互換性に関する整備も進めています。導入時には、対応予定、必要な機器や手続き、患者同意、情報の閲覧範囲などを確認することが重要です。
まとめ
電子カルテとは、患者の診療内容や検査結果、処方などを電子データとして記録・管理し、医療現場の情報共有や業務を支援するシステムです。紙カルテより検索や共有がしやすく、レセコンや医療機器と連携すれば、受付から診療、会計までの効率化が期待できます。一方で、導入・維持費用、操作研修、システム障害、情報漏えいへの対策も欠かせません。
製品を選ぶ際は、クラウド型とオンプレミス型の違いを理解し、診療科への適合性、操作性、連携機能、サポート体制、総費用を比較しましょう。導入後もアクセス権限やバックアップ、職員教育を継続し、安全に運用できる体制を整えることが大切です。
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